Teoretycznie, jak należy się zachowywać podczas wizyty w restauracji, wie każdy, lub tę wiedzę mieć powinien. Spotkania biznesowe mogą rządzić się jednak trochę innymi prawami. Podpowiadamy, jak zachowywać się podczas obiadu ze swoim przyszłym kontrahentem lub partnerem biznesowym.
Rezerwacja stolika
Zacznijmy od tego, żeby zawsze rezerwować stolik w restauracji, niezależnie od tego, czy spotkanie jest umówione na wczesną, „niepopularną” porę, czy miejsce, do którego się wybieracie, jest zawsze puste. Pech może sprawić, że nie będzie wolnych stolików lub będą one się znajdować w mniej komfortowej, niesprzyjającej rozmowom części sali.
Dokonując wcześniej rezerwacji, masz pewność, że nie będzie żadnych wpadek jeszcze przed rozpoczęciem spotkania. Przy okazji możesz poprosić pracownika restauracji, żeby w miarę możliwości wybrał miejsce spokojne, dyskretne – wyjaśnij, jaki jest charakter wizyty, a wtedy kelner czy kelnerka na pewno coś dobiorą. Rezerwacja daje Ci także czas na weryfikację menu online i przemyślenie, które dania będą odpowiednie w kontekście formalnego spotkania.
Wybór dań w kontekście biznesowym
Pominiemy kwestie związane z tym, jakie sztućce do posiłku wybrać czy co zrobić z serwetą, bo to są informacje ogólne, które możesz poznać z materiałów dotyczących zasad zachowania przy stole. Chcielibyśmy natomiast zasygnalizować, żeby podczas takiego obiadu zamawiać wyłącznie dania „bezpieczne”. Czyli jakie?
Przede wszystkim chodzi tu o potrawy, które nie stwarzają problemów podczas jedzenia, jak burger czy spaghetti. Trzeba mieć nie lada wprawę, żeby zjeść je w sposób estetyczny. Lepiej też unikać dań, których aromat może być wyjątkowo intensywny, jak np. zupa czosnkowa. To również nie czas na eksperymenty, więc jeśli nigdy nie jadłeś ośmiorniczki, to nie próbuj się popisywać przed swoim rozmówcą obyciem w kulinarnym świecie. Bezpiecznym wyborem mogą być tradycyjne dania dobrze znane z menu, które pozwolą Ci skupić się na rozmowie, a nie na technice konsumpcji. Unikaj również potraw wymagających jedzenia rękoma – skrzydełka z kurczaka czy żeberka mogą wyglądać apetycznie, ale nie pasują do formalnego charakteru spotkania.
Kontakt telefoniczny w trakcie posiłku
Chyba nie musimy tłumaczyć, że odbieranie telefonu podczas rozmowy z inną osobą może zostać uznane za brak szacunku. Szczególnie gdy ma to miejsce w restauracji – przyjmuje się, że przy stole nie wypada wyciągać telefonu. Aby uniknąć krępujących sytuacji, wycisz przed spotkaniem swojego smartfona i odłóż go do teczki.
Może okazać się jednak, że czekasz na bardzo ważny telefon związany z inną sprawą służbową. Wtedy na początku uprzedź o tym rozmówcę, nie tłumacząc się jednak dokładnie z powodów. A gdy ktoś do Ciebie zadzwoni, przeproś i odejdź od stołu, aby odebrać połączenie. Pamiętaj, że Twoja rozmowa nie powinna przeszkadzać też innym gościom. Zakończ ją najszybciej, jak jest to możliwe. Po powrocie do stołu ponownie przeproś i natychmiast wróć do przerwanego wątku – to pokazuje, że priorytetem jest dla Ciebie obecna rozmowa.
Uregulowanie rachunku
Często kłopotliwe jest, kto płaci za rachunek podczas spotkań biznesowych. Tutaj przyjęto zasadę, że uregulować należność powinna osoba, która jest inicjatorem spotkania. Lecz jeśli jest nim kobieta, a rozmówca mężczyzną, to może okazać się, że w myśl tradycyjnych reguł etykiety, to on będzie chciał płacić. Wtedy lepiej się nie wykłócać, byłoby to nietaktem. W sytuacjach niejednoznacznych warto dyskretnie porozumieć się z kelnerem wcześniej, zanim przyniesie rachunek do stołu.
Można również zastosować metodę „niewidzialnego” rachunku – przekaż wcześniej kelnerowi swoją kartę płatniczą z prośbą o obciążenie jej po zakończeniu posiłku, bez przynoszenia rachunku do stołu. Takie rozwiązanie eliminuje potencjalnie niezręczne momenty i pozwala zakończyć spotkanie w sposób płynny i profesjonalny.
Wysokość napiwku
O ile tylko obsługa kelnerska nie była wyjątkowo opieszała, niekulturalna, to powinno się dać napiwek w wysokości min. 10% wartości zamówienia. I lepiej tego nie lekceważyć na spotkaniach biznesowych, żeby nie wyjść na osobę skąpą (w takich relacjach to zwykle nie wróży niczego dobrego). Z drugiej strony nie warto też przesadzać z wysokością napiwku, ponieważ mogłoby to zostać źle odebrane – zbyt hojny gest może sugerować próbę wywarcia wrażenia za wszelką cenę.
Standardowo przyjmuje się, że napiwek w wysokości 10–15% rachunku jest odpowiedni. W przypadku naprawdę wyjątkowej obsługi możesz podnieść tę kwotę do 20%, ale pamiętaj, że przesadna hojność może zostać odebrana jako nieautentyczna lub manipulacyjna, szczególnie jeśli Twój partner biznesowy zauważy wyraźną dysproporcję między jakością usługi a wysokością napiwku.
Dodatkowe zalecenia dot. zachowania przy stole
Warto pamiętać, że biznesowy obiad to okazja do budowania relacji, nie tylko do zaspokojenia głodu. Tempo jedzenia powinno być dostosowane do rozmówcy – ani nie jedz zbyt szybko, ani nie przeciągaj posiłku niepotrzebnie. Unikaj zamawiania dań znacząco droższych niż te, które wybiera druga strona, chyba że to ona Cię zaprasza i zachęca do wyboru konkretnych pozycji z karty. Obserwuj, w jakim tempie rozmówca kończy kolejne dania, i staraj się synchronizować – jeśli skończysz o wiele wcześniej, może poczuć się niekomfortowo, śpiesząc się z jedzeniem.
Jeśli Twój rozmówca nie zamawia alkoholu, powstrzymaj się również – może prowadzić samochód albo z innych przyczyn nie pije w czasie dnia. Upewnienie się, co zamawia partner biznesowy, pozwoli uniknąć sytuacji, w której będziesz jedyną osobą przy stole z lampką wina. W środowisku biznesowym coraz częściej spotyka się abstynenckę postawę wobec alkoholu podczas spotkań roboczych, traktując je jako pełnoprawną część dnia pracy.
Dyskrecja i profesjonalizm
Pamiętaj, że restauracja to miejsce publiczne. Nawet jeśli zarezerwowałeś stolik w spokojnym zakątku sali, unikaj poruszania poufnych tematów lub podnoszenia głosu podczas omawiania szczegółów umowy. Wrażliwsze kwestie lepiej przedyskutować w biurze lub podczas wideokonferencji. Rozmowy o konkretnych kwotach, nazwiskach klientów czy strategiach firmowych mogą być podsłuchane przez osoby przy sąsiednich stolikach, co stwarza realne ryzyko wycieku informacji.
Dbaj również o porządek na stole – jeśli rozłożysz dokumenty, zadbaj, by nie kolidowały z jedzeniem ani nie utrudniały pracy kelnerom. Profesjonalizm przejawia się również w drobnych gestach, takich jak podanie menu partnerowi biznesowemu czy delikatne zasugerowanie interesujących pozycji, jeśli ten nie zna kuchni danego lokalu. Zachowaj czujność wobec najczęstszych błędów popełnianych przy stole – nawet drobne potknięcia w etykiecie mogą wpłynąć na odbiór Twojej osoby przez kontrahenta.
Rozmowa jako główny cel spotkania
Nie zapominaj, że jedzenie w tym kontekście pełni rolę drugorzędną. Głównym celem jest wymiana myśli i budowanie relacji biznesowej. Dlatego unikaj zamawiania zbyt skomplikowanych potraw, które wymagają pełnej koncentracji podczas konsumpcji. Dobrze jest również przygotować kilka neutralnych tematów do rozmowy na wypadek, gdyby negocjacje zeszły na tematy wymagające odreagowania – kulturalne wydarzenia, podróże służbowe czy branżowe konferencje to bezpieczne pole do nawiązania luźniejszej rozmowy.
Obserwuj sygnały niewerbalne swojego rozmówcy. Jeśli zauważysz, że jest zdenerwowany lub rozproszony, nie naciskaj na podejmowanie decyzji podczas posiłku. Czasem warto odłożyć finalizację ustaleń na późniejszy kontakt mailowy lub telefoniczny, kiedy obie strony będą w bardziej komfortowych warunkach. Restauracja powinna służyć przede wszystkim nawiązaniu kontaktu i zbudowaniu atmosfery zaufania, nie zamykaniu transakcji pod presją czasu.